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科学家的视频会议服务

一组科学家通过视频会议与合作者交流的图像

视频会议软件已经迅速普及,毫无疑问将继续广泛使用。在本文中,我们将探讨几种视频会议平台的特性,以帮助您选择合适的平台。但在考虑哪种视频会议平台最适合你之前,先考虑一下你为什么想要使用它。

为什么需要使用视频会议平台?

使用视频会议平台有很多原因。也许最明显的就是与不同地方的人合作。科学是一项团队运动,你的队友经常不在同一个地方,甚至在同一个国家。在科学领域,国际合作是不可避免的事实。像Webex和Zoom这样的会议平台使得人们可以在任何地方通过互联网与他人交谈和交谈。视频会议还允许多个用户同时进行同一个电话会议,这在电话上很难做到,甚至是不可能做到的。想象一下,多个远程协作者需要就某个出版物召开一个临时会议,但只能通过电话(没有视频!)用电子邮件发送最新版本,让与会者口头评论编辑,让一个可怜的人试图做笔记,这将是非常棘手的。相比之下,在视频会议平台上,一个用户可以立即将稿件显示给所有人看,并实时添加编辑。

使用视频会议平台的另一个原因是实现远程工作。不是所有的科学都是在实验室里完成的。当你需要离开实验室或办公室时,远程工作的能力可以让你更有效率。通过视频会议,您可以在实验室会议上讨论结果,或者在家里进行研讨会。当你不得不在家工作时,这很方便,即使是像签收包裹或让水管工进来这样简单的事情。

有些科学任务不是基于实验室,可以在任何地方完成。想想那些很难找到的人才,比如生物信息学家或医学作家。视频会议平台允许您找到完全远程的员工,并与他们一起工作,否则这些员工可能无法在您的办公室或实验室所在地工作。

最后,视频会议可以让你在真正重要的时候节省那些经常飞行的里程。并不是所有的会议都要求你面对面地见面,尤其是当你已经亲自见过某人的时候。

为什么不只是电子邮件?

你可能想知道,当你可以发送一堆电子邮件时,为什么要麻烦一个花哨的视频会议平台。虽然电子邮件确实是一个重要的工具,但它也有一些局限性:

  • 误解。一封快速的电子邮件缺少许多你从听到某人的声音、看到他们的肢体语言和面部表情中得到的社交暗示。书面交流,尤其是快速的书面交流,很容易被误解。
  • 沟通滞后。你发了一封电子邮件,然后你开始做其他的事情。接下来,你的收件箱里又塞满了几十封邮件,包括对之前那封邮件的回复。当然,如果你是在不同时区和某人通信,你可能是在发送电子邮件给正在熟睡的人!
  • 客观的联系。视频是远程建立个人联系的好方法。许多互动,如工作面试或在线课程,受益于看到和听到别人。

希望我们已经说服了您视频会议平台的许多好处。现在让我们来看看如何使用它们。

成功电话会议的提示

首先,考虑是否需要召开会议。虽然我之前列出了电子邮件的局限性,但没有什么比花45分钟在一些可以用两段简短的电子邮件解决的事情上更糟糕的了!然而,如果你真的需要一个电话会议,以下是一些步骤:

  • 决定谁需要接电话。与面对面交谈相比,即使是视频通话也缺乏许多社交线索。在电话会议上,出于这个原因,人们不经意间互相讲话是很常见的。设置时,少即是多。
  • 考虑时区。在全球范围内工作时,在正常工作时间之外接听电话是家常便饭。例如,如果你想立即和来自纽约、巴黎和上海的同事通电话,那么安排在纽约下午1点打电话可能对你在中国的同事不适用。世界时间伙伴允许您看到它是跨越多个时区的时间在特定的日期,允许你在适合每个人的时间安排会议。它还考虑到了夏令时(夏令时在不同的日期生效,有些地方甚至不实行夏令时)。
  • 制定一个议程,并考虑需要多少时间。你只能在一个电话会议上集中很长时间。您还需要为不可避免的连接问题留出时间,这些问题可能会延迟参与者的时间。
  • 分配一个领导,并留意连续的会议。会议领导者可以号召其他人发言,发起介绍,并保持议程的推进。如果与会者有背靠背的会议,尽早结束通话也很有帮助。你需要时间为下次会议和偶尔的生物休息做准备!

选择视频会议平台时的注意事项

下表列出了几种视频会议平台。当选择一个时,考虑您希望通过电话会议完成什么。以下是一些需要记住的事情:

  • 成本。一定要考虑周全,尤其是当你将其用于个人用途时。
  • 屏幕和文件共享。
    • 屏幕共享。您可以共享应用程序和整个桌面。
    • 文件共享。一些平台集成了Microsoft或谷歌产品,可以实现简单而安全的文件共享。
  • 访问。
    • 打电话的人数。拥有合适的带宽和声音质量是非常重要的,如果你有大量的听众,他们并不一定要说话,那么“静音”的能力也是非常重要的。你还应该检查平台是否对参与者的数量有任何限制。
    • 地理位置。考虑平台是全局可用还是只在某些区域可用。
  • 所有与会者的操作系统。与会者可能使用不同的操作系统,甚至可能使用移动设备而不是电脑。您将希望检查是否需要特定的应用程序,以及浏览器或操作系统是否有任何限制。
  • 关键特性。
    • 安全。如果您正在共享特权或敏感信息,您将希望使用密码和特定邀请保持对通话的受限访问。
    • 录音功能和基于文本的评论。如果您想要重播或为那些不能参加的人提供电话会议,请寻找录音功能。如果有很多与会者,一个基于文本的评论部分是一个很好的方式,供演讲者现场回答问题。

下表总结了一些最流行的视频会议平台。

变焦 思科网讯 牛仔裤的 Skype 微软团队
成本 免费和付费计划 免费和付费计划 免费试用;付费分层计划的范围 免费和付费计划 集成到Office 365;免费和付费计划
屏幕和文件共享 桌面和应用程序共享;白板上的应用

桌面和应用程序共享;白板上的应用 桌面和应用程序共享 桌面和应用程序共享 桌面和应用程序共享
访问 高达1000名参与者和49个屏幕视频;拨号或网络电话 5-200名参与者,取决于计划;拨号或网络电话 25 - 100名参与者 多达50名参与者;拨号或网络电话 多达300名参与者;拨号或网络电话
操作系统 Mac、Windows、Linux、iOS和Android Mac、Windows、Linux、iOS和Android Mac、Windows、Linux、iOS和Android Mac、Windows、Linux、iOS和Android Windows 360
关键特性 会议记录;“静音”;“举手”的声音被减弱了;特定的邀请;会议密码 会议记录;“静音”;“举手”的声音被减弱了;选择让Webex给你打电话;特定的邀请;会议密码 用于空间支持的相关硬件选项;杜比声音;实时屏幕截图;自动转录 住字幕;会议记录 会议记录

如果你有这些经验或有其他人的建议,请留下评论。我们很乐意听到他们的故事!

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